Fiche réflexe — Créer ou modifier un événement
Cette fiche explique comment créer ou modifier une activité dans le calendrier DIGITALIS.
Les activités sont créées dans le menu Événements.
Elles peuvent ensuite apparaître automatiquement :
- dans le calendrier général ;
- sur la page Activités ;
- sur les pages des groupes ;
- dans la version imprimable du programme annuel ;
- sur les pages ou blocs qui affichent les activités.
1. Créer un nouvel événement
Aller dans Événements > Ajouter.
Dans le champ titre, utiliser toujours une forme claire :
- SORTIE – Titre de la sortie
- ATELIER – Titre de l’atelier
- SESSION – Titre de la session
- GROUPE – Titre de l’activité du groupe
Exemples :
- SORTIE – Fougères
- ATELIER – Initiation aux lichens
- SESSION – Rosa du Massif central
- GROUPE – Réunion Apiaceae
Ne pas ajouter “Programme annuel” dans le titre : la catégorie et la couleur du calendrier suffisent.
2. Noms scientifiques dans les titres
Lorsque le titre contient un nom scientifique, il faut l’encadrer avec des astérisques.
Exemples :
- SORTIE – À la recherche de *Epipogium aphyllum*
- ATELIER – Reconnaître *Dryopteris filix-mas* et espèces proches
- SESSION – Les *Rosa* du Massif central
Sur le site public, les astérisques ne sont pas affichés : le nom scientifique apparaît automatiquement en italique.
Dans l’administration WordPress, les astérisques restent visibles dans le champ titre. C’est normal.
3. Aide à la saisie
Quand on crée ou modifie un événement, le site affiche automatiquement des aides dans l’écran d’édition :
- le champ titre indique la forme attendue ;
- le descriptif principal affiche une aide grisée ;
- le bloc Publier est placé en bas de page ;
- une catégorie d’événement est obligatoire avant publication.
Le bouton Publier est volontairement placé en bas afin d’inciter à compléter tous les champs avant de publier.
4. Renseigner la date et l’heure
Dans les champs de l’événement, indiquer :
- la date de début ;
- l’heure de début ;
- la date de fin ;
- l’heure de fin.
Sur le site, la date sera affichée automatiquement sous cette forme : dimanche 2 août, 10h00 – 17h00.
5. Renseigner le lieu
Dans le champ Lieu de The Events Calendar, saisir le lieu de l’activité.
Exemples : Bonnefonn, Station de ski de Chalmazel, Courpière, Vallée des Saints.
Le lieu apparaîtra automatiquement :
- sous la date sur la fiche événement ;
- dans les cartes d’activités ;
- dans le calendrier ;
- dans la version imprimable du programme annuel ;
- dans un bloc “Lieu” avec carte, si The Events Calendar peut générer la carte ;
- avec un lien vers Google Maps si disponible.
Il n’est pas nécessaire d’ajouter manuellement un bloc “Lieu” dans le contenu.
Si le rendez-vous est très précis, ajouter dans le contenu une phrase du type : Point de rendez-vous précis : lien GPS ou indication complémentaire.
6. Rédiger le contenu de l’événement
Dans la zone de contenu principale, rédiger les informations utiles pour les participants.
Structure conseillée :
- Présentation : quelques lignes pour présenter l’activité.
- Les intervenants : nom des personnes qui encadrent ou animent l’activité.
- Informations pratiques : durée, repas, matériel à prévoir, niveau ou prérequis, point de rendez-vous précis si nécessaire.
Ne pas ajouter manuellement :
- le titre “Inscription” ;
- la phrase “Merci de remplir le formulaire ci-dessous pour vous inscrire” ;
- le bloc Lieu ;
- l’image en fin de contenu.
Ces éléments sont gérés automatiquement par le site.
7. Ajouter le formulaire d’inscription
À l’endroit où l’inscription doit apparaître, insérer seulement le shortcode Forminator.
Exemple :
Le site ajoutera automatiquement autour du formulaire :
- Inscription
- Merci de remplir le formulaire ci-dessous pour vous inscrire :
Le formulaire apparaîtra dans une carte claire.
Si un bloc “Lieu” avec carte existe, il apparaîtra automatiquement juste avant le formulaire.
Pour les événements du programme annuel nécessitant une inscription, ne pas oublier d’ajouter le shortcode Forminator.
8. Ajouter un extrait
Renseigner le champ Extrait.
L’extrait sert dans les cartes d’activités et les listes. Il doit être court : une ou deux phrases maximum.
Exemple : Sortie de terrain consacrée à l’observation des fougères dans l’ouest du Puy-de-Dôme.
9. Ajouter une image mise en avant
Ajouter une image mise en avant.
Cette image sert automatiquement :
- dans les cartes d’activités ;
- dans les listes du calendrier ;
- dans la version imprimable du programme annuel ;
- en petit format à la fin de la fiche événement.
Elle n’apparaît pas en grand en haut de la fiche événement. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter l’image dans le contenu de l’événement.
10. Choisir la bonne catégorie
Les catégories servent à classer les événements et à les afficher automatiquement au bon endroit.
Les grandes catégories sont nommées avec un chiffre pour faciliter la saisie :
- 1 – Programme annuel
- 2 – Activités des groupes
- 3 – Bureau et CA
La catégorie est obligatoire avant publication.
Pour une activité du programme annuel
Cocher 1 – Programme annuel.
Cette catégorie concerne les sorties, sessions et ateliers proposés dans le programme annuel de DIGITALIS.
Pour une activité de groupe
Cocher la catégorie précise du groupe concerné.
Exemples :
- GROUPE Lichens
- GROUPE Apiaceae
- GROUPE Rosa du Massif central
- GROUPE Revue DIGITALIS
- GROUPE Projets d’édition
Il n’est pas nécessaire de cocher aussi la catégorie parente 2 – Activités des groupes.
Pour une réunion du bureau ou du CA
Cocher 3 – Bureau et CA.
Attention aux slugs
Ne pas modifier les slugs des catégories sans vérifier les pages qui affichent automatiquement les événements.
Par exemple, la page Activités et la version imprimable du programme annuel utilisent le slug programme-annuel, même si le nom affiché de la catégorie est 1 – Programme annuel.
11. Suivi du programme annuel : activité modifiée ou annulée
Pour les activités du programme annuel, un bloc spécifique est disponible dans l’écran d’édition de l’événement : Suivi programme annuel.
Ce bloc permet d’indiquer si une activité a été modifiée ou annulée après sa publication initiale.
Statut de l’activité
Trois statuts sont possibles :
- Normal
- Modifié
- Annulé
Par défaut, laisser le statut sur Normal.
Utiliser Modifié si la date, le lieu ou une information importante a changé.
Utiliser Annulé si l’activité n’aura finalement pas lieu.
Message de mise à jour
Le champ Message de mise à jour permet d’expliquer clairement le changement.
Exemples :
- Date modifiée : sortie initialement prévue le 12 avril.
- Lieu modifié : rendez-vous déplacé à Courpière.
- Activité annulée en raison des conditions météo.
Ce message doit être court et compréhensible par les adhérents.
Où l’information apparaît-elle ?
Les mentions Modifié ou Annulé, ainsi que le message de mise à jour, apparaissent automatiquement :
- sur la page Activités ;
- dans la version imprimable du programme annuel ;
- sur la page Archives des programmes annuels.
Cela permet de conserver un programme annuel toujours à jour, y compris après des changements en cours d’année.
Règle simple
Quand une activité du programme annuel change :
- modifier la date, le lieu ou les informations concernées dans l’événement ;
- passer le statut sur Modifié ou Annulé ;
- ajouter un court message de mise à jour ;
- mettre à jour l’événement.
Il n’est pas nécessaire de modifier manuellement la page Activités ou la page Archives : elles se mettent à jour automatiquement.
12. Publier ou mettre en brouillon
Quand l’événement est prêt, cliquer sur Publier.
Si l’événement est encore en préparation, le laisser en Brouillon.
Un événement en brouillon n’apparaît pas sur le site public.
Le bloc Publier se trouve en bas de page pour encourager à relire tous les champs avant publication.
13. Vérifications après publication
Après publication, vérifier :
- le titre ;
- la date ;
- le lieu ;
- la carte, si le lieu le permet ;
- le contenu ;
- le formulaire ;
- l’extrait ;
- l’image en fin de fiche ;
- la catégorie ;
- l’affichage dans le calendrier ;
- l’affichage sur la page Activités ;
- l’affichage dans la version imprimable du programme annuel, si l’événement appartient au programme annuel ;
- la mention Modifié ou Annulé, si elle est utilisée.
Pour une activité du programme annuel, vérifier aussi :
- la colonne Programme annuel de la page Activités ;
- la page Archives des programmes annuels ;
- l’impression de la version annuelle si nécessaire.
Pour une activité de groupe, vérifier :
- la colonne Activités des groupes de la page Activités ;
- la page du groupe concerné, si elle affiche ses activités.
14. Erreurs fréquentes à éviter
- oublier de choisir une catégorie ;
- oublier l’extrait ;
- oublier l’image mise en avant ;
- écrire “Programme annuel” dans le titre ;
- écrire manuellement le bloc Inscription ;
- ajouter manuellement le bloc Lieu ;
- ajouter manuellement l’image dans le contenu ;
- changer un slug de catégorie sans vérifier les shortcodes ;
- oublier de signaler une activité modifiée ou annulée dans le bloc Suivi programme annuel.
15. Règle simple à retenir
Pour créer une activité, il faut seulement renseigner :
- le titre ;
- la date ;
- le lieu ;
- le contenu ;
- le shortcode du formulaire si inscription nécessaire ;
- l’extrait ;
- l’image mise en avant ;
- la catégorie ;
- le statut Modifié ou Annulé seulement si nécessaire.
Le site se charge automatiquement :
- de la mise en forme de la date ;
- de l’affichage du lieu ;
- de la carte ;
- du bloc inscription ;
- de l’image en fin de fiche ;
- de l’affichage dans les pages d’activités ;
- de la version imprimable du programme annuel ;
- de l’affichage des mentions Modifié ou Annulé.